Política de Tratamento de Denúncias

1. Objetivo

Estabelecer um canal seguro e transparente para o recebimento de denúncias.
Garantir a apuração diligente e imparcial de todas as denúncias recebidas, com foco na busca da verdade factual.
Proteger a identidade do denunciante e assegurar a não retaliação contra aqueles que agem de boa-fé.
Assegurar que as investigações sejam conduzidas com confidencialidade, profissionalismo e agilidade.
Propor e implementar ações corretivas e disciplinares apropriadas, quando as denúncias forem comprovadas.
Fortalecer a cultura de ética, compliance e integridade na FCENG.
Assegurar a conformidade com as leis e regulamentos, incluindo a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

2. Abrangência

Este procedimento aplica-se a todas as denúncias envolvendo:

Colaboradores: Diretores, gestores, funcionários, estagiários, jovens aprendizes.
Terceiros: Prestadores de serviço, fornecedores, clientes, parceiros que ajam em nome ou em benefício da FCENG.
Qualquer conduta que possa afetar a FCENG Serviços de Engenharia e Consultoria Ltda., incluindo, mas não se limitando a:
- Fraude, corrupção, suborno (conforme Lei nº 12.846/2013 Lei Anticorrupção).
- Assédio moral ou sexual, discriminação de qualquer natureza.
- Conflito de interesses e uso indevido de informação privilegiada.
- Furto, desvio de bens ou recursos da empresa.
- Violações das normas de Qualidade, Saúde, Segurança e Meio Ambiente (QSSMA), incluindo acidentes e incidentes decorrentes de negligência ou dolo.
- Violações da LGPD (vazamento de dados, uso indevido de dados pessoais).
- Condutas que violem o Código de Ética e Conduta da FCENG ou quaisquer outras políticas e procedimentos internos.
- Violações de leis e regulamentos aplicáveis ao negócio da FCENG.

3. Definições

Denúncia: Informação formalizada de uma suposta irregularidade, má conduta ou violação, recebida por meio dos canais designados.
Denunciante: Pessoa que apresenta a denúncia. Sua identidade será protegida ao máximo, quando solicitada e/ou aplicável.
Denunciado: Pessoa ou área sobre a qual a denúncia é feita. Presume-se inocente até que os fatos sejam comprovados.
Comitê de Ética / Compliance: Grupo multidisciplinar independente e imparcial, formalmente instituído pela Alta Direção, responsável por supervisionar e, em alguns casos, conduzir diretamente as investigações. Pode contar com apoio externo ou interno (Jurídico, RH).
Confidencialidade: Tratamento rigoroso de todas as informações da denúncia e da investigação, garantindo que sejam acessíveis apenas a pessoas estritamente necessárias e autorizadas.
Retaliação: Qualquer ato de vingança, punição, assédio, discriminação ou prejuízo contra um denunciante, testemunha ou qualquer pessoa que tenha colaborado de boa-fé em uma investigação.
Boa-fé: Ação ou denúncia feita com honestidade, crença genuína na veracidade dos fatos, sem intenção maliciosa, fraudulenta ou de difamação.
Evidências: Documentos, registros, depoimentos, dados ou qualquer informação que possa comprovar ou refutar a veracidade de uma denúncia.

4. Canais de Denúncia

A FCENG disponibiliza e promove a utilização dos seguintes canais para o recebimento de denúncias, garantindo acessibilidade e segurança:

Canal de Ética Online (Plataforma Externa/Interna):
- Endereço: https://fcengenharias.com.br/canal-de-denuncia
- Características: Plataforma segura, preferencialmente gerenciada por uma empresa especializada externa e independente, que garante o anonimato do denunciante (se desejado) e permite o acompanhamento do status da denúncia. Permite o registro de denúncias 24 horas por dia, 7 dias por semana.
E-mail Dedicado:
- Endereço: denuncias@fcengenharias.com.br
- Características: Acesso restrito e monitorado exclusivamente pelos membros do Comitê de Ética / Compliance. Deve ser amplamente divulgado internamente como um canal alternativo e seguro.
Contato Direto:
- Comitê de Ética / Compliance (ou membros designados do Departamento Jurídico / RH): O contato pode ser pessoalmente, por telefone ou carta, garantindo-se a confidencialidade no tratamento inicial.
- Gerência Imediata: O gestor direto pode receber uma denúncia informalmente e tem a obrigação inadiável e imediata de encaminhá-la aos canais formais acima, sem pré-julgamento ou investigação própria. O gestor deve ser treinado para isso.

5. Responsabilidades

Alta Direção:

Patrocinar e apoiar ativamente o sistema de denúncias e as investigações, fornecendo os recursos necessários.
Assegurar a implementação tempestiva e eficaz das ações corretivas e disciplinares recomendadas.
Garantir a independência e a autoridade do Comitê de Ética / Compliance.

Comitê de Ética / Compliance (ou Equipe de Investigação Designada):

Receber, classificar, registrar e analisar preliminarmente todas as denúncias.
Conduzir as investigações de forma imparcial, confidencial, objetiva e diligente, seguindo as diretrizes deste procedimento.
Elaborar e executar o Plano de Investigação para cada denúncia.
Documentar rigorosamente todo o processo investigativo, desde o recebimento até a conclusão.
Elaborar o Relatório Final de Investigação, com conclusões claras e recomendações fundamentadas.
Recomendar ações corretivas e disciplinares proporcionais à gravidade da infração.
Monitorar a implementação e a efetividade das ações recomendadas.
Garantir a proteção do denunciante de boa-fé e combater qualquer tentativa de retaliação.
Manter a confidencialidade de todas as informações da denúncia e da investigação.

Gestores e Líderes:

Encaminhar imediatamente qualquer denúncia recebida informalmente aos canais oficiais, orientando o denunciante.
Colaborar plenamente com as investigações, fornecendo informações, acesso a documentos e testemunhos quando solicitados.
Não interferir ou tentar influenciar o processo investigativo.
Abster-se de qualquer ato de retaliação contra denunciantes ou colaboradores que cooperem.
Promover uma cultura de abertura e confiança em suas equipes.

Colaboradores:

Utilizar os canais de denúncia de boa-fé, fornecendo informações precisas e detalhadas.
Colaborar com as investigações, fornecendo informações verdadeiras e relevantes quando solicitados.
Respeitar a confidencialidade do processo e não divulgar informações sobre denúncias ou investigações em andamento.
Apoiar ativamente a política de não retaliação da FCENG.

6. Procedimento Detalhado de Investigação Interna

6.1. Etapa 1: Recebimento e Triagem da Denúncia

Recebimento: A denúncia é recebida por um dos canais disponíveis.
Registro e Protocolo: O Comitê de Ética / Compliance ou o gestor do canal externo registra a denúncia em sistema próprio (ex: software de compliance) ou em planilha controlada e atribui um número de protocolo único.
- Informações Mínimas: Data de recebimento, canal, resumo da denúncia, denunciante (se identificado e com opção de anonimato), denunciado(s) (se identificado), área(s) envolvida(s), natureza da denúncia (fraude, assédio, QSSMA, etc.).
Análise Preliminar e Classificação: O Comitê de Ética / Compliance realiza uma análise inicial para avaliar:
- Plausibilidade: A denúncia parece crível e factível?
- Suficiência de Informações: Há dados suficientes para iniciar uma investigação ou é necessário solicitar mais detalhes ao denunciante (se permitido pelo canal)?
- Gravidade/Impacto: Qual o potencial impacto para a FCENG (financeiro, reputacional, legal, QSSMA)?
- Competência: A FCENG tem competência para investigar?
- Denúncias Infundadas/Maliciosas: Denúncias comprovadamente frívolas, infundadas ou com intenção maliciosa evidente serão registradas, mas podem ser arquivadas após análise e registro formal da justificativa da não investigação.
Priorização: As denúncias são priorizadas com base em sua gravidade, risco e suficiência de informações. Denúncias envolvendo integridade, QSSMA e LGPD têm alta prioridade.
Comunicação ao Denunciante (se não anônimo): O denunciante será comunicado sobre o recebimento da denúncia e o número de protocolo, com uma estimativa de prazo para retorno (se possível).

6.2. Etapa 2: Definição da Equipe de Investigação e Planejamento

Designação da Equipe: O Comitê de Ética / Compliance designa a equipe de investigação, considerando:
- Imparcialidade: Ausência de qualquer conflito de interesse com o denunciado ou o tema da denúncia.
- Competência: Membros com conhecimentos técnicos e experiência relevantes para a natureza da denúncia (ex: QSSMA para denúncias de segurança ambiental, RH para assédio, Jurídico para aspectos legais).
- Confidencialidade: Todos os membros assinam um Termo de Confidencialidade (Anexo II), se ainda não o fizeram, reforçando o compromisso.
Elaboração do Plano de Investigação: A equipe elabora um plano detalhado e documentado, que deve conter:
- Objetivo da Investigação: O que se busca apurar.
- Hipóteses a Serem Verificadas: As principais suposições a serem testadas.
- Metodologia: Passos da investigação (coleta de documentos, entrevistas, análise de sistemas, perícias).
- Escopo e Limites: O que será e o que não será investigado para manter o foco.
- Documentos a serem Coletados: Lista detalhada de documentos, e-mails, registros de sistemas, vídeos, áudios, etc.
- Pessoas a serem Entrevistadas: Lista de testemunhas e envolvidos.
- Cronograma Estimado: Prazos para cada etapa.
- Recursos Necessários: (Ex: peritos externos, forensic digital, apoio jurídico externo, etc.).

6.3. Etapa 3: Coleta de Evidências e Condução da Investigação

Coleta e Análise Documental: A equipe coleta e analisa todos os documentos e registros relevantes, mantendo uma cadeia de custódia (se necessário para evidências críticas e legalmente válidas). Deve-se buscar por inconsistências, padrões e provas concretas que corroborem ou refutem a denúncia.
Condução de Entrevistas:
- Princípios: As entrevistas devem ser conduzidas por pelo menos dois membros da equipe (um entrevistador principal e um anotador), em ambiente neutro e que garanta a privacidade e a confidencialidade.
- Comunicação: O entrevistado deve ser informado do objetivo da entrevista, da natureza confidencial da investigação e de seus direitos, sem revelar a identidade do denunciante.
- Ordem: Iniciar com testemunhas ou pessoas que possam fornecer informações preliminares e contextuais. O denunciado será entrevistado em momento oportuno, com direito à ampla defesa e contraditório, e deverá ser confrontado com as evidências coletadas.
- Registro: As entrevistas devem ser registradas detalhadamente em Ata de Entrevista (Anexo III), com as declarações do entrevistado. A ata deve ser lida, validada e assinada pelo entrevistado. Em casos específicos, gravações podem ser feitas com consentimento.
Análise de Dados: A equipe analisa todas as evidências (documentos, depoimentos, dados digitais, etc.) de forma objetiva, buscando correlações, provas e informações que corroborem ou refutem a denúncia.
Diligências Adicionais: A equipe pode realizar pesquisas externas, consultar bases de dados públicas, ou buscar apoio de peritos externos, se a complexidade ou a natureza técnica da denúncia exigir.

6.4. Etapa 4: Conclusão da Investigação e Relatório Final

Análise Final e Conclusão: A equipe de investigação revisa todas as evidências, analisa as informações de forma cruzada e formula uma conclusão clara sobre a veracidade, parcial ou total, ou a improcedência da denúncia.
Elaboração do Relatório Final de Investigação: O relatório (Anexo IV) deve ser completo, objetivo e fundamentado em evidências, contendo, no mínimo:
- Sumário Executivo: Breve resumo da denúncia, principais achados e conclusões.
- Introdução: Contexto, número da denúncia, data e equipe de investigação.
- Denúncia: Descrição original da denúncia.
- Metodologia: Descrição das etapas e técnicas utilizadas na investigação.
- Evidências Coletadas: Lista e resumo dos documentos analisados e entrevistas realizadas.
- Análise dos Fatos: Discussão detalhada das evidências e sua relação com a denúncia, incluindo fatos corroborados e refutados.
- Conclusão da Investigação: Declaração clara sobre a veracidade ou não da denúncia (comprovada, parcialmente comprovada, não comprovada, infundada).
- Se Comprovada: Identificação das partes envolvidas, descrição detalhada da infração, extensão do dano (se houver) e consequências para a FCENG.
- Recomendações: Ações corretivas (para processos, sistemas, políticas) e/ou disciplinares (para indivíduos), com base nas conclusões e de forma proporcional.
- Anexos: Evidências comprobatórias e documentos relevantes que suportam o relatório.
Revisão e Aprovação Interna: O Relatório Final é revisado pelo Comitê de Ética / Compliance e, dependendo da gravidade e do impacto, pela Alta Direção.

6.5. Etapa 5: Definição e Implementação das Ações Corretivas e Disciplinares

Deliberação: Com base nas recomendações do Relatório Final, a Alta Direção (ou um comitê de decisão designado, com participação do RH e Jurídico) delibera sobre as ações a serem tomadas.
- As ações disciplinares devem ser proporcionais à gravidade da infração, observando a legislação trabalhista vigente e o Código de Ética da FCENG. Podem variar de advertências a rescisão contratual por justa causa.
- As ações corretivas devem visar a eliminação da causa-raiz da irregularidade e a prevenção de recorrências, com foco na melhoria contínua dos processos.
Implementação: As ações são implementadas pelas áreas responsáveis.
- Ações disciplinares: Gerenciadas pelo RH, com acompanhamento do Jurídico.
- Ações corretivas de processo: Gerenciadas pelas áreas operacionais, QSSMA, ou responsáveis pelo SGI.
Comunicação da Decisão:
- Ao denunciado (se a denúncia for comprovada e implicar em medida disciplinar): O RH ou a liderança comunicará a decisão e as medidas tomadas, garantindo o devido processo legal e o direito de defesa.
- Ao denunciante (se identificado e com canal que permita o retorno): O Comitê de Ética / Compliance informará sobre a conclusão da investigação e as medidas tomadas, preservando a confidencialidade de informações pessoais dos envolvidos.
- À Alta Direção: É feita uma apresentação dos resultados e das ações implementadas, com status de compliance.
Monitoramento da Eficácia: As ações corretivas e preventivas são monitoradas para garantir sua efetividade e evitar a recorrência das irregularidades, com auditorias internas periódicas.

6.6. Etapa 6: Proteção do Denunciante de Boa-Fé e Combate à Retaliação

Política de Não Retaliação: A FCENG reafirma e aplica uma política de tolerância zero contra qualquer forma de retaliação contra denunciantes, testemunhas ou colaboradores que colaborem de boa-fé em investigações.
Investigação de Retaliação: Qualquer indício de retaliação será investigado prontamente e com a máxima seriedade pelo Comitê de Ética / Compliance.
Medidas Disciplinares: Atos de retaliação comprovados resultarão em medidas disciplinares severas contra o agressor, podendo incluir o desligamento do contrato de trabalho.
Conscientização: A política de não retaliação deve ser amplamente divulgada e reforçada periodicamente através de treinamentos, comunicados internos e campanhas, para que todos os colaboradores se sintam seguros ao denunciar.

7. Confidencialidade e Proteção de Dados (LGPD)

Todas as informações e documentos relacionados às denúncias e investigações são tratados com a mais alta confidencialidade e segurança.
O acesso aos dados e documentos é estritamente restrito à equipe de investigação e aos aprovadores da decisão, mediante necessidade de conhecimento (need-to-know).
A coleta, armazenamento, tratamento e descarte de dados pessoais durante a investigação devem estar em total conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 – LGPD), garantindo os direitos dos titulares dos dados, incluindo transparência e finalidade.
A identidade do denunciante, quando conhecida, será protegida ao máximo, revelada apenas se estritamente necessário por força de lei, decisão judicial ou consentimento expresso e inequívoco do próprio denunciante.
Todos os registros da investigação serão armazenados de forma segura e controlada pelo Comitê de Ética / Compliance, conforme o Procedimento para Controle de Documentos e Registros da FCENG Serviços de Engenharia e Consultoria Ltda.

8. Disposições Finais

Denúncias Infundadas/Maliciosas: Denúncias comprovadamente falsas ou feitas com má-fé, com o intuito deliberado de prejudicar, serão investigadas e poderão levar a medidas disciplinares contra o denunciante, conforme a legislação vigente e o Código de Ética, incluindo a rescisão por justa causa.
Revisão: Este procedimento será revisado anualmente ou sempre que houver alterações significativas na legislação, nas políticas internas da FCENG ou após a identificação de pontos de melhoria no processo, para garantir sua contínua eficácia.
Treinamento: Todos os colaboradores, especialmente gestores e membros do Comitê de Ética / Compliance, serão treinados periodicamente sobre este procedimento, os canais de denúncia e a política de não retaliação, fomentando uma cultura de integridade.